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4 razones para que las #PyMES dejen de usar papel en sus operaciones logísticas

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La carrera por la digitalización ha comenzado. En el marco del día de las Microempresas y las Pequeñas y Medianas Empresas 2021 que se conmemora en México el próximo 27 de junio, y de la redirección de la economía bajo demanda que está cambiando la forma de operar, impulsada por el crecimiento del comercio electrónico, las empresas que impactan la cadena de suministro deben actuar con rapidez para mantenerse al frente de la competencia. Si algo dejó como enseñanza el 2020 para los líderes de los negocios de México es que la velocidad del cambio, de la entrega y de las operaciones, pueden influir directamente en el destino de su compañía.

En México, en el último año el comercio electrónico creció 81%, adquiriendo un valor de 318 mdp según la AMVO. Es por esto por lo que no es coincidencia que, según el Estudio del Futuro del Almacén de Zebra Technologies, el 82% de los gerentes de bodegas y centros de distribución del país coincide en que introducir tecnología es urgente para la optimización de sus operaciones. Sin embargo, solo el 34% de ellos sabe por dónde empezar a hacerlo y el panorama general muestra que muchas de las empresas siguen basando sus operaciones en papel y lápiz, asumiendo riesgos innecesarios de pérdidas de mercancía, desorden en el inventario, falta de visibilidad de los procesos logísticos, demoras en la gestión de pedidos, falta de control en las devoluciones, sobrecarga de trabajo para los empleados y baja calidad de servicio a sus clientes, entre muchos otros.

“Muchas de las PyMES del país aún piensan que, si han funcionado así hasta el momento, no es necesario el cambio. Otras viven con el temor a la inversión por los supuestos altos costos asociados. Otras están prevenidas con el proceso de transformación cultural y el tiempo de adopción de la tecnología. Sin embargo, actualmente estas limitaciones han sido confrontadas por las mismas empresas de la industria tecnológica que cada vez más ofrecen soluciones de todo tipo, incluyendo precios, características y fácil aplicación para todos los niveles de negocios, con grandes, medias y/o pequeñas necesidades de transformación digital” mencionó Ana María Cabrales, Gerente de Marketing de Portafolio y Soluciones para Zebra Technologies América Latina.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante que las motivaciones superen las limitaciones o prevenciones para que las empresas puedan mantenerse competitivas. Zebra Technologies comparte a continuación cuatro motivos principales por los que se hará cada vez más evidente la necesidad de la digitalización en los procesos logísticos:

Empoderar a los trabajadores para mayor eficiencia y toma de decisiones oportunas
Avanzar hacia la digitalización puede ser mucho más sencillo de lo que se piensa. Hay varias formas simples de revolucionar los pequeños negocios con tecnología. Se puede comenzar incorporando etiquetas de códigos de barras y lectores para capturar su información.

El uso de planillas manuales representa un bajo rendimiento en entornos de almacenamiento y a menudo resulta en costosas pérdidas de productividad y mercancía. Al introducir escáneres inteligentes y resistentes que pueden leer desde cualquier ángulo con precisión códigos de barras de todo tipo, incluso códigos averiados, rotos o mal impresos, las empresas pueden eliminar los riesgos de los errores comunes que se presentan en un control manual y así ahorrar tiempo y dinero. Con tan solo esta sencilla implementación, los trabajadores estarán empoderados para tener mayor control y velocidad de respuesta en la operación y con un solo gatillo, aumentarán significativamente su productividad.

Invertir en escáneres también puede ayudar a acelerar el proceso de escaneo para aquellos que pasan sus días administrando el inventario. Por otro lado, la instalación de impresoras térmicas móviles puede aumentar la eficiencia al eliminar la necesidad de que los trabajadores vayan y vengan de las impresoras centralizadas para recolectar las etiquetas.

En otras palabras, equipar a los trabajadores de primera línea con soluciones de alto rendimiento les permite moverse más rápido y actuar de manera más inteligente. Esto se traduce en una mayor productividad en los flujos de trabajo y más agilidad en las cadenas de suministro.

Aumentar la seguridad de la información de su empresa
La fuga de información y la confusión de datos que se pueden generar con un proceso registrado en papel puede llegar a ser muy peligroso para las operaciones de las empresas. Así haya plena confianza en las personas que administran la información, basta con un incidente de líquido sobre las hojas para perder completamente los datos y caer en reprocesos. Registrar los datos de forma digital protege la información y se puede configurar con varios sistemas de protección para evitar que la información caiga en manos equivocadas o que se pierda en un instante.

Si el registro digital de la información adicionalmente se complementa con un sistema IoT para la empresa, es posible integrar diferentes procesos para conocer en tiempo real todo lo que ocurre en las operaciones y habrá una mayor precisión en la cadena de suministro. Adicionalmente, los datos quedarán guardados en la nube y será la puerta de entrada para posibles futuras soluciones de análisis de información como la analítica prescriptiva y analítica predictiva.

Ganar visibilidad de principio a fin
Con el uso del papel es verdaderamente imposible y se sale de cualquier intento de control eficiente, tener una visión general de lo que ocurre en el corazón del negocio: las bodegas y centros de distribución. Actualmente, los negocios están implementando tecnología RFID, para tener un conocimiento macro de todo lo que ocurre en sus establecimientos. A través de lectores RFID ubicados en todo el lugar se puede tener visibilidad precisa de todo el stock y dónde se almacena.

La capacidad de rastrear activos es crucial y fue catalogado como un desafío por los principales líderes operativos y de TI encuestados en el Estudio del Futuro del Almacén de Zebra. Tener visibilidad de cada ítem del inventario puede reducir significativamente la falta de existencias y la pérdida de ingresos asociada.

En el mundo actual bajo demanda, la implementación de nuevas tecnologías es posible y rentable. Entre más se demoren las empresas en arrancar, mayor es el riesgo de perder frente a competidores más ágiles.

Mejorar la gestión del personal
El aumento imparable del comercio electrónico ha generado mucha presión para los trabajadores de la primera línea del sector logístico. Por esta razón, es importante administrar las tareas del personal y distribuirlas equitativamente, sin dejar de reaccionar rápida y oportunamente ante cualquier evento. La digitalización de los negocios puede incluir también herramientas de software que faciliten la administración y reasignación de tareas, horarios, locaciones, o cumplimiento de regulaciones laborales nacionales; en general, todo lo relacionado a los empleados de la empresa.

Con el salto del papel a la incorporación de tecnología, los trabajadores agradecerán sentirse liberados de las altas cargas de trabajo, apoyándose en herramientas de vanguardia, y generando valor al negocio desde otros puntos, que inyecten velocidad y calidad de servicio a sus clientes.
“Solo las empresas que se tomen el tiempo de identificar las posibilidades tecnológicas para sus operaciones logísticas y le hagan frente al cambio, verán la recompensa y se mantendrán líderes en la carrera que hoy presenta el mercado,” concluyó Cabrales.

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