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5 claves que toda PyME debe seguir para garantizar un buen #cierrecontable

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En un año tan complejo como 2020, realizar el cierre contable servirá a las PyMEs no sólo para prepararse y cumplir con los requisitos del SAT; sino para entender cuál ha sido el desempeño de su negocio a lo largo del año y tomar decisiones basadas en información precisa, que beneficien su operatividad a corto plazo.
 
Aunque el ejercicio no es complejo, expertos en QuickBooks, plataforma de administración y facturación en la nube, recomiendan tener una metodología ordenada y seguir un proceso que permita un análisis exacto del negocio. Para lograrlo, a continuación, recomiendan cinco puntos clave:
 
1. Llevar las cuentas al día
Tener un control frecuente de las finanzas hará mucho más fácil la revisión al momento del cierre contable. Lo ideal es tener en un mismo archivo el registro de las compras, pago de servicios, ventas realizadas, préstamos solicitados y nómina del negocio.
 
2. Realizar la conciliación de cuentas
Este proceso implica comparar los movimientos registrados por el banco con las cuentas de la empresa, para estar seguro de que existe equilibrio entre las operaciones efectuadas y los recursos económicos disponibles. Si hay alguna discrepancia, deberán revisarse todos los movimientos, localizar el origen del desfase y realizar los ajustes necesarios. La conciliación debe abarcar todas las cuentas del negocio, incluyendo las que se tienen en moneda extranjera.
 
3. Utilizar un software contable para evitar errores
Uno de los errores más comunes que suceden al revisar las cuentas de resultados de una PyME es el descuido con el que a veces se anota la información, principalmente si se utilizan procedimientos manuales, como llevar las cuentas en Excel, al que la mayoría de PyMEs están acostumbradas. Actualmente, hay distintos programas que automatizan el proceso contable diario, y lo hacen más ordenado y eficaz; permitiendo un análisis de datos más inmediato y con menos errores, en un menor tiempo de talacha.
QuickBooks, por ejemplo, permite registrar todas las operaciones de una empresa mediante la generación de facturas electrónicas. Esto ayuda a saber en tiempo real cómo van las ventas, adquisiciones, pérdidas o ganancias; y conciliarlas con las cuentas bancarias del negocio, del modo en que se recomienda en el punto anterior.
 
4. Delimitar bien el período
Otra cuestión a la que hay que prestar atención al momento de realizar el cierre contable de una PyME es el desfase de algunas operaciones, lo que dificulta su registro. Esto puede generar descuadres en los números, principalmente cuando la venta se realiza en el último mes del ejercicio y el pago se recibe en el primer mes del ejercicio siguiente. Esta es una de las razones por las que la declaración anual se presenta tres meses después del cierre. Las cuentas no tienen que incorporar futuros gastos o ingresos, aunque sean seguros.
 
5. Prepararse para un nuevo inicio
Así como se delimita el tiempo para no dejar fuera el registro de ninguna operación, también hay que tener en cuenta que no se deben incluir dentro del cierre contable los ingresos o gastos del año siguiente. Éstos deben ser parte de un nuevo archivo en el que comenzarán a analizarse los movimientos correspondientes a un nuevo ejercicio.
 
¿Por qué es importante?
El cierre contable es el procedimiento que las empresas realizan cada año para conocer el resultado de su ejercicio fiscal. De este modo, pueden realizar el cálculo de las ganancias o pérdidas que hayan tenido durante el año. A partir de este dato, obtienen la cantidad de impuestos que como personas morales les corresponde pagar ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), antes del 31 de marzo de cada año.

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